パワポのプレゼン資料を効率的に！ フォーマット制作のポイントを紹介
2023/06/13
プレゼンテーションの場で欠かせないものがパワーポイントによるプレゼン資料です。オンラインでの商談・プレゼンが増える中でも、その重要性は変わりません。その為、プレゼン資料を効率的に制作することでチーム内の生産性が上がるとも言えます。この効率的なプレゼン資料の制作を実現するコツの一つが予め用意したフォーマットを利用することです。
既に文字のレイアウトやデザイなど最低限のフォーマットが決まっていれば、資料に盛り込む文言や内容をまとめることに集中できるため、非常に効率的です。しかし、パワーポイントは使ったことはあるけれども、自分でフォーマットを作ったことが無い…という方も多いのではないでしょうか？
今回のブログでは、プレゼン資料のフォーマットを作る際に最低限抑えておきたいポイントについてご紹介します。業務効率化をご検討中の方やプレゼン作業を多く抱えている担当者の方は是非ご覧ください。
フォーマットの使用目的を明確に
まず前提としてこのフォーマットを使って誰にどんな目的を想定した資料を制作するかが重要です。社内で共有するための資料なのか、外部に見せるための資料か…といった基本的な部分をはじめ、外部に見せる際にも特定の商材やクライアントについて扱う資料なのか等まで想定することが重要です。
ここで目的を明確にしておくことで、後述するデザインのルール等に一貫性をもって定めることが可能となります。
メンバー間でデータの仕様を設定
フォーマットを制作する際に、注意しておきたいのがデータの仕様です。
プレゼンテーションを行う際には、個人ではなくチームで行う場合もあります。その際には一つの資料を分担して制作することも少なくありません。その時に各自の作業環境やPCとフォーマットに適していないと資料の中でデザインのバランスが崩れ、データが開けない等のトラブルに繋がる場合もあります。
メンバーが使用しているPCのOSやパワーポイント以外のキーノートといったアプリケーション等を予め確認しておくと効率的です。特にデザイナーなども含むチームでは、メンバーがOfficeソフトを持っておらずAdobeのIllustrator等で資料作成を行っているケースもあるため注意が必要です。GoogleスライドやCanvaといったブラウザベースのツールを活用したり、場合によっては複数のフォーマットを活用したりすることもあります。
デザインレギュレーションを確認
データの仕様が確定したところで、デザイン上のルール・レギュレーションを設定します。スライドのサイズや使用する色、フォント等が代表的です。
自社の紹介や社内で共有する目的のスライドであればロゴやコーポレートカラーを取り入れたデザインが必要です。特に色味に関してはコーポレートカラーを軸にしながら「強調する時の色」「見出しの背景に使う色」の様に決めておくことで作業も効率的になります。特定の商品やブランドに関して対外的にプレゼンする時も同様です。レギュレーションを意識することで、自社内で一貫したデザインでのプレゼンが行えます。
また特定のクライアントへの継続したプレゼンを想定したフォーマットの場合、クライアントのロゴやコーポレートカラーを取り入れることも有効です。
マニュアル/事例を共有する
スライドのフォーマットは作成して終わりではありません。その後、チーム内で効果的に使用されることで初めて意味を持ちます。
その為、フォーマットを使用する時の注意点やデータの仕様、デザイン上のポイントをマニュアルとしてまとめておくことがお勧めです。このマニュアルがあれば、新しくチームに入ったメンバーも統一したルールの元で資料作成を行うことができます。
さらに、マニュアルだけでなく過去に制作した資料も事例としてまとめておくことも効率化の助けとなります。特に競合のプレゼンに勝った際の資料などは、フォーマットの有効な活用例としてストックしておくことがお勧めです。
提案数の多いチームの場合には商材や顧客の業種毎に分けて管理することで、同様のプレゼン資料制作の際の参照先として効果的と言えます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回のブログではプレゼン資料のフォーマット作成のポイントをご紹介しました。
プレゼン資料は見た目のデザインはもちろんですが、メッセージやプランが伝わっているか？という点が重要です。フォーマットを活用することで資料作成の時間を、本来力を入れるべき内容に割くことでより効果的なプレゼンテーションが実現します。
特に広告やプロモーションに関するプレゼンテーションは様々な作業が発生します。パワーポイントのフォーマット作成だけでなく、動画の絵コンテやグラフィックのカンプ等が必要です。アクアスターではこれらプレゼンテーションに関わる資料作成のサポートを行う「マッカー」の手配を行っております。IllustratorやPowerPoint等を使った資料作成から、Photoshopを使用した画像処理・カンプ作成などを専用のスタッフが担当いたします。
プレゼン資料の作成のお困りの際にはお気軽にご連絡ください。
また、アクアスターではプレゼンに使用するグラフィックカンプや動画の絵コンテの制作も可能です。絵コンテ・カンプの制作からプレゼン資料、PPM資料制作のマッカーの手配まで一貫したサポートが可能となっております。お気軽にお問い合わせください。
